Ảnh chữ ký là một tệp nhỏ giúp bớt rất nhiều lần in rồi scan: thư từ, báo giá, biểu mẫu nội bộ hay chữ ký email đều có thể mang chữ ký của bạn mà không cần ra máy in. Nhưng làm ẩu thì lộ ngay: một khung trắng đè lên dòng ký tên màu xám, nét chữ mờ nhòe, hay bức ảnh chèn vào Word rộng nửa trang giấy. Bài này hướng dẫn tạo một chữ ký gọn gàng bằng công cụ tạo chữ ký, với số liệu thật mà công cụ cho ra, và kết thúc bằng những lỗi nên tránh.
Vì sao định dạng tệp quan trọng
Có hai định dạng ảnh phổ biến, và chỉ một trong hai hợp với chữ ký.
- JPG lưu mỗi điểm ảnh thành một màu. Không có khái niệm "không có gì ở đây", nên phần trống quanh chữ ký được lưu thành màu trắng. Trên trang giấy trắng thì không thấy; trên tiêu đề thư có màu, ô bảng tô nền hay ô biểu mẫu màu xám thì hiện ra một khung trắng.
- PNG có thể lưu kênh alpha: mỗi điểm ảnh cho biết thêm nó đục đến mức nào. Điểm không có mực thì trong suốt hoàn toàn, mép mềm của mỗi nét thì trong suốt một phần, nên mực hòa vào nền bên dưới.
Vì vậy công cụ chỉ xuất PNG. Nền ô vuông trong phần xem trước là cách quen thuộc để biểu thị "trong suốt": các ô vuông không nằm trong tệp.
Từng bước
- Mở công cụ, chọn Vẽ tay hoặc Gõ tên.
- Khi vẽ, ký trong khung, phía trên đường gạch, và ký thật to: dùng gần hết bề ngang. Dùng chuột cũng được, nhưng ngón tay trên điện thoại hay bút cảm ứng trên máy tính bảng cho nét tự nhiên hơn. Với bút có cảm biến lực, bật lực nhấn của bút để nét dày hơn ở chỗ ấn mạnh.
- Khi gõ, nhập tên và thử các kiểu chữ. Đó là phông viết tay có sẵn trong hệ điều hành, nên kết quả trên Windows khác trên iPhone. Không phông nào được tải về.
- Chọn mực: màu đen cho mọi thứ sẽ in, fax hay scan; xanh đậm nếu muốn trông như ký tay.
- Chọn độ phân giải và lề, xem kích thước dưới phần xem trước rồi tải về.
Ví dụ với số liệu thật
Giả sử khung ký trên màn hình rộng 600, cao 200 điểm ảnh, và chữ ký của bạn chiếm một vùng khoảng 380 × 120 điểm ảnh. Với độ phân giải 3×, mọi điểm bạn vẽ được nhân ba, nên mực chiếm khoảng 1.140 × 360 điểm ảnh. Công cụ tìm các điểm ảnh ngoài cùng có mực (bất cứ chỗ nào hơn mức gần như vô hình), cắt ảnh tại đó, rồi thêm lề ở mọi phía. Với lề 12 điểm ảnh, tệp PNG tải về có:
- chiều rộng: 1.140 + 2 × 12 = 1.164 điểm ảnh
- chiều cao: 360 + 2 × 12 = 384 điểm ảnh
Như vậy có đủ không? Chữ ký in ra thường rộng 4 đến 6 cm. Ở 300 điểm mỗi inch, độ phân giải in thông dụng, 5 cm là 5 ÷ 2,54 × 300 ≈ 591 điểm ảnh. Nén 1.164 điểm ảnh vào 5 cm cho khoảng 590 điểm mỗi inch, rất sắc nét. Ở 2× cùng chữ ký đó rộng 760 + 24 = 784 điểm ảnh, vẫn đủ để in; 1× chỉ hợp để xem trên màn hình.
Chèn vào Word
- Chèn > Ảnh, chọn tệp PNG.
- Word tính kích thước ảnh theo độ phân giải ghi trong tệp, và khi không có thì lấy độ phân giải màn hình, nên ảnh 1.164 điểm ảnh bị coi là rộng khoảng 30 cm và thường hiện ra chiếm hết bề ngang trang. Kéo góc ảnh (không kéo cạnh, để giữ tỉ lệ) hoặc nhập chiều rộng khoảng 4,5 cm trong Định dạng Ảnh > Kích thước.
- Chọn Ngắt dòng văn bản > Phía trước văn bản để chữ ký nằm trên dòng mà không đẩy chữ, rồi kéo vào chỗ.
- Nếu gửi ra ngoài, lưu thành PDF để bố cục không bị xê dịch trên máy người nhận.
Chèn vào PDF
Phần lớn trình sửa và trình đọc PDF có tính năng "Điền và ký" hoặc "Thêm ảnh" đều nhận PNG và giữ nền trong suốt. Đặt ảnh, thu phóng khi đã khóa tỉ lệ, rồi lưu. Nếu trình đọc chỉ cho vẽ chữ ký, thường bạn vẫn nhập được một ảnh làm chữ ký dùng lại; hãy tìm mục "Thêm chữ ký > Ảnh".
Ảnh không phải chữ ký số
Ảnh PNG chữ ký không chứng minh được ai đã đặt nó vào văn bản: ai nhận được một tài liệu đều có thể chép ảnh sang tài liệu khác. Chữ ký số thì khác: đó là con dấu mật mã gắn với chứng thư số, cho biết văn bản có bị sửa sau khi ký hay không. Khi hợp đồng, tờ khai thuế hay hóa đơn điện tử yêu cầu chữ ký điện tử hoặc chữ ký số, ảnh chữ ký không thay thế được. Hãy dùng ảnh cho những giấy tờ vốn phải in, ký rồi scan, và giữ tệp như giữ con dấu: để trong thư mục riêng, đừng đăng lên mạng.
Những lỗi thường gặp
- Lưu hoặc chuyển sang JPG. Nền biến thành màu trắng. Hãy giữ PNG; nếu biểu mẫu bắt buộc JPG thì ảnh sẽ không trong suốt.
- Ký quá nhỏ. Chữ ký vẽ ở một góc khung có ít điểm, phóng to lên sẽ răng cưa. Ký to rồi thu nhỏ trong văn bản.
- Kéo méo ảnh. Kéo tay nắm ở cạnh trong Word làm chữ bị bóp méo. Hãy kéo góc, hoặc nhập một chiều khi đã bật khóa tỉ lệ.
- Màu quá nhạt. Xanh nhạt hay xám sẽ mất khi photocopy hay scan đen trắng. Đen hoặc xanh đậm an toàn hơn.
- Chụp chữ ký trên giấy. Ảnh chụp giữ lại vân giấy và bóng đổ. Nếu buộc phải dùng ảnh giấy, cắt sát bằng công cụ cắt ảnh, nhưng ký lại trong khung thường cho kết quả sạch hơn.
- Không chừa lề. Lề bằng 0 khiến nét chạm mép ảnh và một số trình sửa cắt mất phần mép mềm. Tám đến mười sáu điểm ảnh là đủ.
Mọi bước ở trên diễn ra trong trình duyệt của bạn: nét vẽ, tên gõ và tệp PNG không rời khỏi máy.