Hóa đơn là một tờ giấy ngắn nhưng gánh nhiều việc: nó đề nghị được thanh toán, ghi nhận một giao dịch cho sổ sách của cả hai bên, và ở nhiều nước là dấu vết mà cơ quan thuế lần theo. Bài này trình bày những phần mọi hóa đơn cần có, cách tính thuế và chiết khấu để con số đứng vững khi kế toán kiểm tra, những lỗi khiến hóa đơn bị trả lại, và điểm khác biệt ở Việt Nam, nơi hóa đơn GTGT bắt buộc là hóa đơn điện tử. Các ví dụ được tính bằng logic của công cụ tạo hóa đơn, vốn tính theo từng đồng và từng cent.
Phần pháp lý là bản tóm tắt tính đến ngày 13/10/2026, đối chiếu từ nguồn thứ cấp (thư viện pháp luật, bản tin của công ty kế toán), không phải từ Công báo. Quy định có thể thay đổi: hãy kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi kế toán trước khi áp dụng.
Hóa đơn nào cũng nên có
Dù ở nước nào, kế toán bên mua cũng tìm những thông tin sau:
- Tên chứng từ: Hóa đơn, Báo giá hay Phiếu thu, ghi rõ đây là gì.
- Số duy nhất trong một dãy liên tục, ví dụ HD-2026-001, 002, 003. Số bị nhảy hay trùng là điều kiểm toán hỏi đầu tiên.
- Ngày lập và, nếu cho nợ, hạn thanh toán.
- Bên bán: tên pháp lý, địa chỉ, mã số thuế nếu có.
- Bên mua: tên, địa chỉ, kèm mã số thuế khi họ là doanh nghiệp cần khấu trừ thuế.
- Mỗi hàng hóa, dịch vụ một dòng: tên người khác đọc hiểu được, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất và tiền thuế, tách riêng khỏi giá, khi có thuế.
- Tổng tiền thanh toán bằng một loại tiền, và cách thanh toán (số tài khoản, nội dung chuyển khoản).
Ví dụ bằng tiền đồng
Một studio thiết kế lập hóa đơn cho ba khoản: logo (1 gói 5.000.000 đồng, thuế 8%), lưu trữ website một năm (12 tháng × 150.000 đồng, thuế 10%) và 2,5 giờ tư vấn, 600.000 đồng một giờ, studio coi là không chịu thuế. Khách được chiết khấu 10% trên toàn hóa đơn.
| Dòng | Cách tính | Thành tiền |
|---|---|---|
| Logo (8%) | 1 × 5.000.000 | 5.000.000 |
| Lưu trữ (10%) | 12 × 150.000 | 1.800.000 |
| Tư vấn (không thuế) | 2,5 × 600.000 | 1.500.000 |
| Cộng tiền hàng | 8.300.000 |
Chiết khấu 10% là 830.000. Câu hỏi là mỗi mức thuế suất gánh bao nhiêu trong số đó. Cách công bằng, cũng là cách công cụ làm, là chia chiết khấu cho các dòng theo tỷ lệ thành tiền: logo giảm 500.000, lưu trữ giảm 180.000, tư vấn giảm 150.000. Sau đó thuế tính trên phần còn lại của từng mức:
- 8% trên 4.500.000 = 360.000
- 10% trên 1.620.000 = 162.000
Tổng cộng là 8.300.000 − 830.000 + 360.000 + 162.000 = 7.992.000 đồng.
Nếu tính thuế trước rồi mới trừ chiết khấu, tiền thuế thành 400.000 + 180.000 = 580.000 và tổng là 8.050.000: khách trả 58.000 đồng thuế trên khoản tiền họ không hề trả cho bạn. Nếu hợp đồng quy định chiết khấu trên tổng đã gồm thuế, hãy ghi chiết khấu thành một dòng riêng để ai cũng thấy đã làm gì.
Làm tròn: một lần cho mỗi mức thuế, không phải mỗi dòng
Số tiền nhỏ làm lộ chuyện làm tròn. Lấy ba dòng, mỗi dòng 0,35 đô la, đều thuế 7%. Tính từng dòng, thuế là 0,0245, làm tròn thành 0,02, ba dòng là 0,06. Tính một lần trên 1,05, thuế là 0,0735, làm tròn thành 0,07. Con số thứ hai là con số phần lớn phần mềm kế toán và cơ quan thuế mong đợi, và là cách công cụ in ra: mỗi mức thuế một dòng, làm tròn một lần. Thành tiền từng dòng (số lượng × đơn giá) được làm tròn nửa lên đến cent, hoặc đến đồng.
Việt Nam yêu cầu gì: hóa đơn điện tử
Ở Việt Nam, hóa đơn GTGT là hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/06/2025. Theo các bản tóm tắt chúng tôi đã đối chiếu:
- Điều 10 liệt kê nội dung hóa đơn: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (sau sửa đổi năm 2025, người mua còn có thể được xác định bằng mã đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân); và với hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất và tổng tiền thuế GTGT.
- Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn: với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Nghị định 70/2025 bỏ việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót, thay bằng lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc diện dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Hệ quả cho người dùng công cụ tạo hóa đơn PDF: một tệp PDF bạn tự làm không phải hóa đơn GTGT, dù trông đầy đủ đến đâu. Hóa đơn chính thức được lập qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế, và với hóa đơn có mã, mã do hệ thống đó cấp. Ở Việt Nam, hãy dùng hóa đơn PDF làm báo giá, đề nghị thanh toán, hóa đơn chiếu lệ hoặc hóa đơn thương mại cho khách nước ngoài, còn hóa đơn điện tử thì lập qua nhà cung cấp của bạn.
Những lỗi thường gặp
- Dùng lại hoặc bỏ qua số hóa đơn. Giữ một dãy số cho mỗi năm hoặc mỗi ký hiệu, không xóa số nào.
- Tính thuế trước chiết khấu. Như ví dụ trên, cách này thu thuế quá tay. Chia chiết khấu trước, rồi tính thuế từng mức.
- Làm tròn thuế từng dòng. Có thể lệch một cent hay vài đồng mỗi mức thuế. Làm tròn một lần cho mỗi mức.
- Hai loại tiền trên một hóa đơn. Chỉ dùng một loại tiền. Nếu khách cần quy đổi, ghi trong email kèm tỷ giá và ngày; công cụ đổi tiền tệ có thể giúp.
- Thiếu thông tin thanh toán. Hóa đơn không có số tài khoản và nội dung chuyển khoản thường bị trả chậm.
- Coi tệp PDF là hóa đơn GTGT. Không phải, như đã nói ở trên.
Nguồn và cách kiểm tra
Các quy định của Việt Nam ở trên lấy từ bản tóm tắt Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP trên Thư viện Pháp luật và bản tin thuế tháng 6/2025 của Grant Thornton Việt Nam, có đối chiếu với nhau. Chúng tôi chưa kiểm tra các sửa đổi sau đó. Trước khi áp dụng, hãy đọc văn bản hiện hành trên cổng văn bản pháp luật của Chính phủ hoặc hỏi kế toán, nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Để lập hóa đơn, mở công cụ tạo hóa đơn; muốn tính nhanh giá có hoặc không có VAT, dùng công cụ tính VAT.