Để biến ảnh chụp hoặc ảnh quét thành một tệp PDF, hãy thêm các ảnh vào công cụ Ảnh sang PDF, sắp theo thứ tự trang bạn muốn, chọn khổ giấy và lề, rồi tải tệp về. Mỗi ảnh thành một trang. Những lựa chọn quan trọng là thứ tự các trang, trang là A4, US Letter hay đúng bằng kích thước từng ảnh, và mức thu nhỏ ảnh để giữ tệp gọn. Bài này đi qua từng lựa chọn và một chi tiết riêng tư rất dễ bị bỏ qua.
Khi nào nên dùng cách này
Một biểu mẫu phải gửi dưới dạng một tệp đính kèm, mặt trước và mặt sau thẻ căn cước, một xấp hóa đơn cho báo cáo chi phí, các trang hợp đồng đã ký chụp trên bàn, bài tập viết tay của học sinh. Ở mọi trường hợp, bạn có nhiều ảnh mà bên kia muốn một tệp PDF. Làm ngay trong trình duyệt nghĩa là những bức ảnh, thường là giấy tờ và căn cước, không bị tải lên đâu cả.
Các bước
- Mở thẻ Ảnh sang PDF của công cụ PDF.
- Thả ảnh vào khung hoặc chọn bằng nút. Chấp nhận JPG, PNG, WebP, GIF và BMP, tối đa 100 ảnh.
- Kiểm tra thứ tự trong danh sách. Trang một là hàng trên cùng. Chuyển một hàng bằng nút mũi tên, hoặc kéo nó sang vị trí mới.
- Chọn khổ giấy, hướng giấy, lề và chất lượng ảnh, như mô tả bên dưới.
- Nhấn Tạo PDF rồi tải kết quả, tệp có tên
images.pdf. Dòng kết quả cho biết số trang, và số đó phải bằng số ảnh.
Thứ tự trang
Danh sách từ trên xuống dưới chính là thứ tự trang, nên hãy nhìn nó trước khi nhấn nút. Điện thoại đặt tên ảnh theo ngày giờ, nên thứ tự các tệp đến chưa chắc là thứ tự của tài liệu. Hãy so tên trong danh sách với chồng giấy của bạn và chuyển hàng nào đang sai chỗ. Sửa thứ tự sau khi PDF đã có nghĩa là phải tách rồi gộp, chậm hơn nhiều so với chuyển một hàng.
Khổ giấy
- A4 là 210 x 297 mm, khổ chuẩn ở hầu hết các nước, trong đó có Việt Nam.
- US Letter là 8,5 x 11 inch, dùng ở Mỹ và Canada.
- Bằng kích thước ảnh làm mỗi trang đúng bằng ảnh của nó, cộng phần lề xung quanh. Hãy dùng khi các ảnh có kích thước khác nhau và bạn không muốn có dải trắng, ví dụ hóa đơn dài ngắn khác nhau. Một điểm ảnh được tính là 0,75 point, giống cách một trang web được in ra.
Với A4 hoặc Letter, mỗi ảnh được phóng to hay thu nhỏ cho vừa trong phần lề và căn giữa. Ảnh không bao giờ bị kéo méo, nên ảnh có tỷ lệ khác trang sẽ chừa khoảng trắng ở hai cạnh.
Hướng giấy
"Tự động" xoay trang cho khớp với ảnh: ảnh ngang được trang ngang, ảnh dọc được trang dọc, nên một xấp ảnh lẫn lộn vẫn trông đúng mà bạn không phải làm gì. Chỉ chọn Dọc hoặc Ngang khi mọi trang bắt buộc phải giống nhau.
Lề
Bạn chọn Không, Nhỏ (10 mm), Vừa (20 mm) hoặc Lớn (30 mm), giống nhau ở cả bốn cạnh. Dùng Không cho bản quét toàn trang cần chạm sát mép, miễn là bạn không định in, vì nhiều máy in không in được sát mép và sẽ cắt mất. Dùng Nhỏ hoặc Vừa khi các trang sẽ được in, và Lớn nếu sẽ đục lỗ để đóng tập.
Chất lượng ảnh và dung lượng tệp
Thiết lập này quyết định PDF nặng hay nhẹ.
| Thiết lập | Điều xảy ra với mỗi ảnh | Dung lượng PDF |
|---|---|---|
| Gốc | JPG và PNG được đưa vào nguyên trạng, không nén lại | Xấp xỉ tổng các ảnh |
| Cân bằng | Thu nhỏ còn tối đa 2000 pixel ở cạnh dài, lưu dạng JPG | Thường nhỏ hơn nhiều |
| Tệp nhỏ | Thu nhỏ còn tối đa 1200 pixel ở cạnh dài, lưu dạng JPG | Nhỏ nhất |
Các giới hạn đó sắc nét đến đâu trên giấy? Trang A4 dài khoảng 11,7 inch ở cạnh dài, nên một ảnh phủ kín cạnh đó với 2000 pixel đạt khoảng 170 điểm mỗi inch, còn với 1200 pixel là khoảng 100. Mức đầu đọc thoải mái cả trên màn hình lẫn giấy. Mức sau ổn cho ảnh chụp giấy tờ chữ cỡ thường và hơi mềm với chữ nhỏ, nên hãy xem thử một trang trước khi gửi 30 trang. Một ảnh điện thoại 12 megapixel, rộng 4000 pixel, trải trên cạnh dài 11,7 inch của trang A4 có khoảng 340 điểm mỗi inch, nhiều hơn mức một email cần.
Với bất cứ thứ gì sẽ gửi email hay tải lên, hãy bắt đầu bằng Cân bằng. Chỉ dùng Gốc khi bạn cần từng điểm ảnh.
Một chi tiết dễ bị bỏ sót: dữ liệu vị trí ẩn
Với chất lượng Gốc, một ảnh JPG không cần chỉnh sửa gì được đặt vào PDF nguyên trạng, từng byte một. Điều đó bao gồm cả dữ liệu ẩn bên trong ảnh, như mẫu máy ảnh và vị trí GPS. Một tệp PDF làm theo cách này có thể mang theo vị trí của mọi ảnh trong đó, dù không ai thấy trên trang. Cân bằng và Tệp nhỏ vẽ lại mỗi ảnh từ các điểm ảnh, nên không mang dữ liệu đó sang. Nếu bạn cần chất lượng Gốc mà vị trí quan trọng, hãy cho ảnh đi qua công cụ xử lý ảnh trước. Bài về xóa vị trí GPS khỏi ảnh chỉ cách làm.
Những chỗ hay trục trặc
- Ảnh bị nằm ngang. Điện thoại ghi cách bạn cầm máy vào một cờ ẩn mà trình xem PDF bỏ qua. Công cụ đọc cờ đó và xoay ảnh đúng chiều trước khi đặt vào trang.
- Không tìm kiếm được chữ. Các trang là hình ảnh. Công cụ không đọc chữ trong đó, nên bạn không chọn, tìm hay sao chép chữ trong PDF được. Nếu cần, người nhận hoặc một chương trình khác phải nhận dạng chữ.
- PDF quá nặng. Ba mươi ảnh nguyên kích thước cho ra PDF hàng chục megabyte. Hãy chọn Cân bằng hoặc Tệp nhỏ.
- Ảnh HEIC. Chưa được hỗ trợ. Trên iPhone, đặt Settings, Camera, Formats thành Most Compatible, hoặc chia sẻ ảnh dưới dạng JPG.
- Ảnh quét tối hoặc có bóng. Hãy chụp ở nơi đủ sáng đều, ngay phía trên trang giấy và cho giấy phủ kín khung hình. Ứng dụng quét tài liệu có sẵn trên điện thoại, nếu có, sẽ tự nắn thẳng và cắt viền cho bạn; hãy dùng nó trước rồi ghép các ảnh đó ở đây.
Sau khi có PDF
Mở nó ra và xem qua một lượt: đủ số trang, đúng thứ tự, không bị cắt mất phần nào, mọi trang đều thẳng. Nếu bạn chỉ cần một số trang, hoặc muốn cắt tệp thành các phần để vừa giới hạn của email, hãy xem cách tách PDF theo trang hoặc khoảng trang.